Offene Aufgaben sichtbar machen.

Vielleicht ist es nur mein Problem: Manchmal kommen Post, Notizen, Zeitschriften usw. in ungehöriger Menge auf meinen Schreibtisch, ohne dass ich die Chance hätte, der Dinge Herr zu werden. Solche Dokumente habe ich in einen Ablagekasten auf meinem Schreibtisch verfrachtet mit der Hoffnung, das Zeugs bis spätestens zum Ende der Woche abgearbeitet zu haben. Das hat manchmal nicht funktioniert und ich wusste gar nicht mehr, was sich in diesem horizontalen Haufen befindet.

Ich habe schon längere Zeit darüber nachgedacht, wie ich dieses Zeugs für mich übersichtlicher und besser zugreifbar organisieren kann. Alles einzuscannen und mit der Aufgabenverwaltung zu verknüpfen war eine Option. Leider für mich nicht praktikabel: Zu häufig kommt z.B. eine Email, die Aktion in mehreren Schritten und vielleicht auch von mehreren Personen erfordert. Dann hieße das jedes mal neu ausdrucken, Vermerke machen, wieder einscannen usw.

Auch Hängeregister funktionieren für mich nicht. Es dauert zu lange, sie anzulegen und sie sind mir auch zu sperrig und sehen grässlich aus.

Und dann kam mir die Idee: Ich nahm einen Terminkarteikasten und einigen Blanko-Trennblätter für die Terminkartei. Fürs erste reichen mir folgende Rubriken:

  • Heute [alles was, heute oder unmittelbar erledigt werden soll]
  • Woche [irgendwann demnächst zu machen]
  • Noch warten [ich habe meinen Teil erledigt und warte jetzt auf die Aktion eines anderen]
  • Lesen

Und schon konnte ich die Dokumente aus der horizontalen Sammelablage in eine für mich übersichtliche senkrechte Position einordnen. Jedes Dokument habe ich mit einem Post-It und einem Begriff / Mandantennamen / To-Do etc. bezeichnet und vor die jeweilige Trennkarte abgelegt.

Wenn die Aufgabe erledigt ist, lege ich das Dokument ab (gescannt oder real).

Ich arbeite jetzt seit einiger Zeit damit und es funktioniert wunderbar. Ich habe es im Blick, finde die Dokumente schnell, die Ablage nimmt nicht zu viel Platz weg und es motiviert mich, nicht zu viele unbearbeitete Aufgaben (sofort sichtbar an den Post-Its) im Karteikasten zu haben. Dass seitdem der Schreibtisch auch noch häufiger astrein aussieht ist ein weiterer Nebeneffekt.

Folgendes brauchen Sie:

  • Karteikasten (breiter als Din A 4 mit hoher Rückwand, damit die Dokumente halten)
  • Trennkarten die höher als Din A 4 sind
  • Post-Its
  • ca. 10 Minuten zum Einrichten des Organisationswerkzeugs und individuell Zeit, um die Dokumente einzusortieren (oder gleich zu erledigen)

Wer keine Lust hat, Terminkartei und Blanko-Trennkarten selbst zu basteln, kann sie bestellen: Bestellformular.
Weitere Informationen zur Terminkartei: Link

Bisher vorgestellte weitere Hilfsmittel:

Das verlinkte geschriebene und gesprochene Wort.

Häufig reicht eine schriftliche Notiz als Gedankenstütze oder als Ergebnisprotokoll. Manchmal ist es aber auch besser, erklärende Hinweise oder den Gesprächsverlauf aufzunehmen und z.B. als Audio-Datei abzulegen. Und manchmal wäre es nützlich, wenn das geschriebene und gesprochen Wort miteinander verlinkt wären. Seit einiger Zeit gibt es so eine Möglichkeit. Und ich finde sie faszinierend.

Seit ca. 2 Jahren nutze ich einen Smartpen von livescribe. Wenn ich mit diesem Stift schreibe, verknüpft er den Ton mit der Schrift. Ich kann dann später mit dem Stift auf die entsprechende Stelle tippen und höre genau den mit dieser Stelle verknüpften Ton. Damit gibt es kein vor- und zurückspulen etc. Möglich ist dies durch ein spezielles Papier und den Stift mit eingebauter Mini-Kamera, Mikrophon und Lautsprecher. Entwickelt wurde das System glaube ich vom Frauenhofer-Institut und es funktioniert wirklich gut.

Die Aufnahme kann u.a. auf den PC oder auf eine Internetplattform übertragen werden. Der Clou ist dann, dass man dieses mit Ton verlinkte Dokument auch Dritten zur Verfügung stellen oder als pdf abspeichern kann. Die Verlinkung bleibt bestehen, der Nutzer öffnet das Dokument und kann mit dem Coursor auf die entsprechende Stelle gehen und sich die Aufnahme wiedergeben lassen.

Die Anwendungen sind vielfältig: Besprechungsnotizen, Seminare usw. sind nur ein kleiner Teil der Möglichkeiten. Wie genau das alles funktioniert, finden Sie hier und ein kleines Beispiel von mir hier: 2012_05_08 Smartpen

Der andere Computer ganz nah.

Manchmal hilft es sehr, wenn Telefonpartner am Bildschirm das Gleiche sehen. Und noch schöner ist es, wenn man den Computer übernehmen und selbst Hand anlegen kann. In der Vergangenheit war es eher üblich, dass Dateien, Screenshots usw. via Email hin- und hergeschickt wurden.

Seit wir das Programm TeamViewer nutzen, gehört das der Vergangenheit an. Es ist eine einfach zu installierende Software. Wir stellen sie auf unserer Homepage zum Download bereit. Dann müssen noch die Sitzungs-Kennwörter ausgetauscht werden und los geht es. Gedanken über dynamische oder feste IP-Adressen etc. gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Es ist einfach einfach.

Durch die VPN-Verbindung ist es möglich, dass ein entfernter Arbeitsplatz Zugriff auf unser System hat und es nutzen kann (soweit für ihn freigegeben), er aber u.a. bei sich vor Ort drucken kann. So kann z.B. eine Buchhaltung von einem entfernten Arbeitsplatz aus bei uns erstellt werden, ohne dass der entfernte Arbeitsplatz die Buchhaltungssoftware installiert hat.

Über den TeamViewer lassen sich Präsentationen anzeigen, Dokumente gemeinsam bearbeiten, Konferenzen abhalten, Dateien zwischen Rechnern austauschen und noch vieles mehr. Wenn es Fragen zu den Erfolgsbausteinen von SteuerberaterCoach gibt, hole ich meistens den Gesprächspartner auf meinen Rechner und beantworte es ihm live.

Die hilfreichen Geister, die unsere EDV betreuen, sind nicht vor Ort. Wenn es ein Problem oder Fragen gibt, schalten sie sich ebenfalls mit dem TeamViewer bei uns auf. Wir haben die Lifetime-Lizenz. Dadurch können wir unbegrenzt viele Arbeitsplatze mit dem TeamViewer ausrüsten.

Für uns wurde der TeamViewer sehr schnell zu einem unverzichtbaren Werkzeug. Und für einige Kunden ebenfalls.

www.teamviewer.com

Die Box für überall.

Neben dem Programm Evernote (s. Blogbeitrag v. 17.05.2011) nutze ich auch intensiv das Programm Dropbox. Es ist ein genial einfaches Programm, durch das sich Dokumente und Ordner synchronisieren lassen. Dazu kann Dropbox auf beliebig vielen Rechnern installiert werden. Speichere ich z.B. ein neues Dokument in der Dropbox, wird automatisch dieses Dokument in eine Cloud hochgeladen; die entsprechenden anderen Rechner laden ebenso automatisch das Dokument herunter. Die Daten sind damit in der Cloud und lokal auf jedem Rechner gespeichert. Dropbox verschickt nur Änderungen und nicht jeweils das gesamte Dokument. Damit geht der Austausch sehr schnell.

Dropbox ist ideal, um mit mehreren Personen an einem Dokument zu arbeiten oder den gleichen Datenbestand zugänglich zu machen. Bei SteuerberaterCoach arbeiten wir z.B. mit Dropbox. Jeder hat immer den aktuellen Datenbestand zur Verfügung, obwohl wir räumlich nicht zusammenarbeiten.

Ordner können für andere Nutzer freigegeben werden. Das kann u.a. sehr viel komfortabler sein, als eine Email mit vielen MB Daten zu verschicken.

Zusammen mit einem Arbeitsplatzscanner und dem iPad ist die Dropbox ein tolles Arbeitsmittel. Dokument einscannen, in der Datei ablegen, mit dem iPad synchronisieren … ich habe schon mehrere Ordner dem Altpapier übergeben und nutze nur noch die digitalisierte Form.

Dropbox ist bis zu 2 GB kostenlos.
 https://www.dropbox.com

Mobil unterwegs.

Es gab Situationen, in denen ich trotz Handy, Laptop usw. nicht mobil war. Z.B. dann, wenn bei einer Mandantin Ordner neu anzulegen waren und ich mit ihr zusammen die Unterlagen so ordnen sollte, dass Sie Belege, Verträge und alles andere zuverlässig wieder finden und auch weiterhin einfach ablegen konnnte.

Ich brauchte einen Koffer, in dem ein mobiles Büro enthalten ist. Ein Laserdrucker, großer Locher, Hefter, Papier, Klarsichtfolien … eben alles, was man beim Kunden braucht oder brauchen könnte. Die Dinge sollten so beisammen sein, dass ich den Koffer nur nehmen muss und sicher sein kann, dass er einsatzfähig ist. Eine solche Lösung konnte ich beim besten Willen nicht auf dem Markt finden und musste selbst tätig werden.

Anstatt eines Koffers nahm ich eine sehr robuste und regendichte Tasche eines Outdoor-Herstellers, die ich mühelos wegen der großen Rollen hinter mir herziehen oder auch tragen kann. Das gesamte Kofferinnenleben schnitt ich heraus und baute aus Holz ein flexibles und haltbares Regal, auf das ich zuunterst den Laserdrucker stelle (er ist am schwersten) und auf die anderen Zwischenbretter die restlichen Büroutensilien verteilen konnte.

In Verbindung z.B. mit dem Erfolgsbaustein ‘Aktenordner: Platz für Papier’ ( www.steuerberatercoach.de/products ) ist das für mich eine ideale Kombination. Und es ist ein gutes Gefühl, losgehen zu können und alles dabei zu haben.

Ein Gedächtnis wie ein Elefant.

Wohin mit Einfällen, Artikeln, die man gerne aufheben möchte, Rechnungen, die man noch braucht ….. eben mit Allem, was – im Netz oder auch bedruckt – noch abgelegt werden soll?

In der Vergangenheit hatte ich dafür diverse Ordner und viel Verdruss beim Wiederfinden. Seit ca. einem Jahr mache ich es anders: Ich lege das eingescannte Dokument, die Notiz oder was auch immer, digital ab im Programm Evernote. Dort habe ich mir eine einfache Struktur angelegt. Ich habe aber noch vielfältige andere Möglichkeiten, das Dokument zu suchen, z.B. über den Titel  und die OCR-Erkennung.

Das Evernote-Programm kann auf beliebig vielen Rechnern, dem iPad usw. installiert werden. Die Inhalte werden danach automatisch synchronisiert und sind damit immer auf allen Rechnern auf dem neuesten Stand. Die Bedienung ist denkbar einfach. Eine Dokumentensuche geht blitzschnell.

Das Programm ist in der Basisversion kostenlos. Für die Premium-Mitgliedschaft habe ich für ein Jahr 45 USD gezahlt.

Evernote hilft mir, Ordnung zu halten und Informationen sehr schnell verfügbar zu haben. Ein tolles Hilfsmittel.

www.evernote.com

Der ständige Begleiter.

Nicht immer sitze ich vor dem PC, wenn ich Einfälle, Aufgaben oder Kontaktdaten festhalten will. Meist kommen sie ungeplant.

Diese Splitter schreibe ich in ein Notizbuch, das mein ständiger Begleiter ist. Das geht für mich viel schneller, als erst ein digitales Werkzeug startklar zu machen. Meistens leere ich diesen Notizspeicher noch am selben Tag. Kurze Aufgaben erledige ich sofort, Aufgaben, die mehr Zeit benötigen, übernehme ich in meine Aufgabenliste usw. Dann streiche ich den Eintrag und entferne sobald wie möglich die Seite aus dem Notizbuch. Dadurch wird es noch dünner und leichter.

Als Notizbuch nutze ich ein Moleskine ‚Cahier Journal‘. Es ist sehr flach und passt bestens in meine Hemd- oder Jackettasche. So habe ich es immer parat, wenn ich es brauche. Abgesehen von den praktischen Vorzügen ist es auch ein schönes Produkt.

Wie fangen Sie Ihre Notizschnipsel ein?