Let us go !

Viele von uns machen für sich zwischen den Jahren persönliche Inventur. Und wenn es gut läuft, wird auch das eine oder andere persönliche Ziel für das nächste Jahr definiert und vielleicht auch für das Unternehmen. Die Steigerung ist, wenn diese Ziele auch noch schriftlich festgehalten werden. Denn ein Ziel auszuformulieren ist etwas anderes, als es nur vage im Kopf zu haben. Sollten wir echte Einzelkämpfer ohne Mitarbeiter sein, müssten wir jetzt nur noch Ergebnisse erzielen. Meistens sind wir aber Team-Mitglieder; auch als Chef. Und dann könnte es vielleicht heißen … zurück auf Start.

Zurück am Start könnten wir noch einmal neu überlegen: Wäre ich Team-Mitglied, was wäre mir wichtig? Mir wäre es wichtig, dass ich die Unternehmensziele kenne. Dazu müssten sie mir allerdings kommuniziert werden. Noch leidenschaftlicher wäre ich, wenn ich bei der Gestaltung der Ziele selbst aktiv mitmachen könnte. Denn dann wären es auch meine Ziele.

Und ich hätte außer den Unternehmenszielen auch persönliche Entwicklungsziele. Die würde ich gerne in einem Jahresgespräch mit der Kanzleileitung abstimmen und definieren.

Wir haben eine einfache Jahreszielplanung, in der wir alles auf einen Blick sehen: Wann wollen wir mit der Umsetzung beginnen, wann soll es fertig sein, wer ist dafür verantwortlich usw. Bei den Handlungsfeldern orientieren wir uns am delfi-net-System d-nKE (s. den Erfolgsbaustein Planung Ziele und Maßnahmen).

Und ganz wichtig für uns sind die Jahresgespräche, die mit jedem Mitarbeiter geführt werden. Hier haben wir abseits vom Büroalltag Zeit füreinander und können auch persönliche Ziele besprechen. Wir nennen es GesprächsZeit (s. den Erfolgsbaustein GesprächsZeit Jahresgespräch).

Alle Planung hilft nichts. Es kommt auf die Umsetzung an. Doch wenn Ziele so definiert und geplant sind heißt es für uns nicht ‘Go !’ Sondern: Let us go !

Ein gutes Gefühl haben: Neue Mitarbeiter.

Wie in anderen Branchen, ist es auch in unsrer Branche nicht einfach, für die eigene Kanzlei passende Mitarbeiter zu finden. Die einschlägigen Zeitschriften etc. sind voller Angebote. Viel Resonanz scheint es auf diese Anzeigen nicht zu geben.

Vielleicht ist es etwas kurz gegriffen, die Mitarbeitersuche als kurzfristiges Projekt zu sehen. So wie Kundenorientierung nicht schlagartig vorhanden ist, ist auch Mitarbeiterorientierung ein Langzeitprojekt ohne klar definiertes Ende. Und dieses beginnt bereits weit vor der ersten Stellenanzeige. Es fängt u.a. beim Arbeiten am Image und an ersten Signalen an potentielle Bewerber an. Zwei Beispiele:

In einer Stellenanzeige steht: ‘… Wir sind eine Kanzlei bei der neben Kunden- auch aktiv Mitarbeiterorientierung gelebt wird … Bewerbungen bitte unter Chiffre …’. Ein potentieller Bewerber könnte ein unbehagliches Gefühl kriegen, denn Bewerber und Unternehmen sind nicht auf Augenhöhe. Durch die Chiffre bleibt die Identität des Unternehmens verborgen, aber er selbst muss die Deckung verlassen. Vorabinformation über das Unternehmen ausgeschlossen.

Ein potentieller Bewerber schaut sich die Kanzleihomepage an. Er findet Sachinformationen, Leistungsangebote für Kunden … Nüchternheit, aber keine ‘good vibrations’. Alles ist vielleicht noch auf (potentielle) Kunden ausgerichtet, aber nicht auf mögliche Mitarbeiter.

Viele Entscheidungen treffen wir aufgrund von Gefühlen. Und für dieses gute Gefühl müssen wir sorgen. Gerade auch bei potentiellen und neuen Mitarbeitern. Das sind viele Kleinigkeiten. Dazu zählt u.a. Offenheit: Nicht nur der Bewerber präsentiert sich, sondern auch wir. Dazu zählt auch, Interesse zeigen: Die Bewerbung geht ein, wir rufen kurz an und bestätigen den Eingang und fragen, wann wir ein paar Minuten miteinander telefonieren können. Beim ersten persönlichen Gespräch stellen wir auch das Unternehmen vor (einschließlich der suboptimalen Ecken). Wenn wir doch nicht zusammen finden, schicken wir sofort die Unterlagen zurück mit einem netten Anschreiben usw.

Das Steuerberaternetzwerk delfi-net hat eine bundesweite Mitarbeiterbefragung in Steuerberatungskanzleien durchgeführt mit zum Teil erstaunlichen Ergebnisses. Es sollten Antworten auf die Frage gefunden werden, was einen attraktiven Arbeitgeber ausmacht. ( http://www.delfi-net.de/no_cache/home/news-anzeige/article/was-zeichnet-einen-attraktiven-arbeitgeber-aus//detailansicht//1d8bb3a54e.html?tx_ttnews%5BbackPid%5D=52&sword_list%5B0%5D=arbeitgeber )

Wir sind aktuell nicht auf der Suche nach einem neuen Arbeitnehmer. Aber ich erhalte von Zeit zu Zeit Blindbewerbungen. Der nebenstehende Auszug stammt aus solch einer Bewerbung. Und wer weiß: Vielleicht arbeiten wir einmal zusammen.

Welche Gedanken wir uns im Vorfeld und bei der Mitarbeitersuche machen, alle Briefe, Dokumente, Listen usw. finden Sie im Erfolgsbaustein ‘Neue Mitarbeiter’ unter www.steuerberatercoach.de/products .

Schnipsel: Alle bisherigen Erfolgsbausteine.

Zu  finden unter www.steuerberatercoach.de

Das freut mich sehr: Feedback zum Tagebuch.

Auf Xing kam gestern diese Mitteilung. Das freut mich sehr! www.steuerberatercoach.de/products

Selbständig laufen lernen.

Kennen Sie das auch? Sie haben einem Mitarbeiter eine Aufgabe übertragen und sagen sich im Nachhinein ‘Das hätte ich besser selbst gemacht’. Kann schon sein. Aber es könnte auch sein, dass der Mitarbeiter noch nicht die notwendigen Kenntnisse und das Können hat. Es hat vielleicht am nötigen Wissen, der Methodik, der Übung, der Geduld gefehlt. Vielleicht aber auch an unserer Sicht der Dinge und unserer Erwartungshaltung, die unrealistisch waren. Beispiele und Vergleich hinken immer etwas; doch trotzdem zwei Gedanken:

Ein Marionettenspieler lässt seine Puppe nach seinem Willen tanzen. Wie gut sie sich bewegt, hängt alleine vom Spieler ab. Es wird für die Puppe nie eine Entwicklung geben. Nur für den Spieler, weil er sich trainiert und neue Fertigkeiten aneignet.

Und der zweite Gedanke: Wenn Kinder laufen lernen, ist das für das Kind eine zum Teil schmerzhafte Zeit. Aber das Kind will selbständig laufen, freut sich bei den ersten Erfolgen wie ein kleiner und wenn es dann laufen kann wie ein großer Schneekönig. Für die Eltern ist es auch eine besondere Zeit: Des Ermunterns, Tröstens, viel Zeit und Geduld haben, weil es alles langsamer geht. Doch am Schluss sind auch sie stolz und entlastet, wenn das Kind laufen kann.

Mitarbeiter sind weder Marionetten noch kleine Kinder. Aber Teile sind schon übertragbar. Man braucht Geduld und Übung, um Fertigkeiten zu erlernen. Wenn etwas nicht funktioniert, muss die Konsequenz daraus auch gespürt werden. Es hilft nichts, immer aufgefangen zu werden. Aber es ist gut zu wissen, dass man vor Schäden bewahrt wird und ein Gefühl der Sicherheit da ist.

Die Entwicklung bestimmter Fähigkeiten und die Übernahme von Aufgaben braucht eine gemeinsame Übereinstimmung zwischen Arbeitnehmer und –geber. Diese großen Linien besprechen wir in unserem Jahres-Mitarbeitergespräch. Wir nennen es GesprächsZeit (s.  http://steuerberatercoach.de/products ). Es braucht den Willen, Geduld, Übung, Konsequenz … aber das kennen Sie ja spätestens seit jetzt schon alles.

Unabhängig vom Alter.

Als ich mich vom Eremiten zum Familienvater wandelte, hat sich viel verändert. Es kamen auch Gedanken der unangenehmen Art auf: Was soll passieren, wenn mir oder meiner Frau etwas zustößt oder ich zeitweise nicht so handeln kann, wie ich will? … Nichts, mit dem man sich gern beschäftigt.

Vom Kopf her ist es jedem von uns klar, dass wir – unabhängig vom Alter – ein Testament, eine Vorsorgevollmacht mit Patienten- und Betreuungsverfügung brauchen. Doch auch wenn wir das alle richtig und wichtig finden:  Haben wir so etwas selbst?

Meine Frau und ich hatten es dann irgendwann für uns geregelt und ich dachte, wir hätten gut vorgesorgt. Doch dann erlebte ich beruflich und privat zwei Todesfälle, die mir zeigten, dass damit noch längst nicht alles geregelt ist. Die Hinterbliebenen hatten keine Ahnung, bei welcher Versicherung sie versichert waren, in welchem Grundbuch die Immobilien eingetragen waren, welche Anlageformen bestanden usw. Sie waren nicht im Bilde. Und was viel schlimmer war: Sie konnten sich nicht einen Überblick verschaffen. Wo die Daten und Dokumente zu finden waren, wusste nur der Verstorbene.

Ich möchte uns so etwas ersparen. Dokumente sind klar strukturiert und abgelegt und wir haben eine zentrale Aufstellung. Ich nenne diese Aufstellung Persönliche Inventur. In diesem Dokument steht so ziemlich alles: Unsere Abos, die Versicherungsnummern, Ansprechpartner usw. oder zumindest, wo es zu finden ist. Diese Aufstellung aktualisiere ich laufend. Das ist fast keine Arbeit, denn so häufig ändert sich nichts. Ich bin mir sicher: Würde mir etwas passieren, hätte meine Frau innerhalb kürzester Zeit die Übersicht. Und ich weiß auch, wo ich nachsehen muss um z.B. herauszufinden, wo ich seit wann Mitglied bin und wann ich kündigen kann.

Unter www.steuerberatercoach.de/products finden Sie zum Downloaden die‘Persönliche Inventur: Für (Not-) Fälle’. Dieses Dokument setzen u.a. auch Mandanten ein.

Mobil unterwegs.

Es gab Situationen, in denen ich trotz Handy, Laptop usw. nicht mobil war. Z.B. dann, wenn bei einer Mandantin Ordner neu anzulegen waren und ich mit ihr zusammen die Unterlagen so ordnen sollte, dass Sie Belege, Verträge und alles andere zuverlässig wieder finden und auch weiterhin einfach ablegen konnnte.

Ich brauchte einen Koffer, in dem ein mobiles Büro enthalten ist. Ein Laserdrucker, großer Locher, Hefter, Papier, Klarsichtfolien … eben alles, was man beim Kunden braucht oder brauchen könnte. Die Dinge sollten so beisammen sein, dass ich den Koffer nur nehmen muss und sicher sein kann, dass er einsatzfähig ist. Eine solche Lösung konnte ich beim besten Willen nicht auf dem Markt finden und musste selbst tätig werden.

Anstatt eines Koffers nahm ich eine sehr robuste und regendichte Tasche eines Outdoor-Herstellers, die ich mühelos wegen der großen Rollen hinter mir herziehen oder auch tragen kann. Das gesamte Kofferinnenleben schnitt ich heraus und baute aus Holz ein flexibles und haltbares Regal, auf das ich zuunterst den Laserdrucker stelle (er ist am schwersten) und auf die anderen Zwischenbretter die restlichen Büroutensilien verteilen konnte.

In Verbindung z.B. mit dem Erfolgsbaustein ‘Aktenordner: Platz für Papier’ ( www.steuerberatercoach.de/products ) ist das für mich eine ideale Kombination. Und es ist ein gutes Gefühl, losgehen zu können und alles dabei zu haben.