Mit dem Stift denken.

Wenn ich Kunden im Gespräch eine Frage beantworte oder über einem Problem brüte, habe ich immer einen Stift in der Hand. Zum schreiben, aber noch wichtiger: Zum malen bzw. skizzieren.

Geht es z.B. bei einem Existenzgründer um die Frage ‘Wie funktioniert das mit der Umsatzsteuer, der Vorsteuer, den Umsatzsteuervoranmeldungen und –vorauszahlungen’ fange ich mit seinem Unternehmen an, einem anderen Unternehmen und dem Finanzamt. Durch die Verbindung mit Pfeilen wird es zum Dreieck und die Pfeile werden ergänzt durch Geld, Waren, Voranmeldungen usw. Es ist noch nie vorgekommen, dass der Mandant dieses Blatt nachher nicht mitgenommen hat. Denn so konnte er es verstehen und (hoffentlich) nachvollziehen.

Wenn wir mit ein paar Strichen einen Sachverhalt skizzieren, hat das verschiedene Vorteile: Wir beschränken uns auf das Wesentliche, den Kern des Problems. Daneben werden Strukturen sehr leicht erkennbar und man sieht in komplexeren Abbildungen, wo eventuelle Unstimmigkeiten sind. Und (gerade beim Erklären) hat es den Vorteil, dass wir etwas vor dem Kunden entwickeln, wir nicht referieren, sondern Schritt für Schritt durchgehen.

Es kommt nicht darauf an, ob man zeichnen kann. Kästchen, Striche, Männchen usw. kann jeder malen. Aber etwas muss man möglicherweise üben: Reden und gleichzeitig zeichnen. Ich übe ständig. In meinem Immer-Dabei-Notizbuch (s. Blogbeitrag) sind mindestens genauso viele Erklärungs- und Gedankenskizzen wie geschriebene Notizen. Ich habe auch einen Vortrag vor kurzem so gehalten. Ganz ohne Powerpoint etc. (Vortrag fast ohne Technik).

Sollten Sie Lust haben, sich gemeinsam darüber Gedanken zu machen, wo und wie im Beratungsgespräch solche Skizzen gut zum Einsatz kommen könnten und solche Skizzen auch zu entwickeln, melden Sie sich bei mir info@steuerberatercoach.de .

Prioritäten setzen. Für Aufgaben und Projekte.

Wenn es darum geht, Prioritäten für seine Aufgaben zu setzen, ist man schnell bei einer A bis D -Kategorisierung. Die Eisenhower-Matrix (bzw. das Eisenhower-Prinzip) kennt dabei zwei Dimensionen: Wichtig und Dringlich. Diesem Prinzip folgend, kann jede Aufgabe in eines der Felder eingeordnet werden. Dieses Schema finden wir in jeder Zeitmanagementliteratur.

Einige Autoren machen sich darüber einen Kopf, ob eine A-Aufgabe sehr wichtig und sehr dringend oder eher sehr wichtig und nicht so dringend ist.

Mir ist es egal. Ich nutze es anders: Wenn ich nicht genau weiß, welche Projekte anstehen und welche Bedeutung sie haben, male ich auf ein leeres Blatt die Dimensionen Wichtig und Dringlich. Anschließend schreibe ich auf Post-Its meine Projekte und strukturiere sie anschließend auf dem Blatt. Sollte ich ein Projekt ‘Sehr wichtig und sehr dringlich’ haben, gehe ich das zuerst an. Es ist nicht zu ändern. Bei den anderen Projekten lasse ich mir Gestaltungsspielraum und folge auch einmal der Dimension ‘darauf habe ich jetzt Lust’. Projekte so strukturieren geht schnell, ist einfach und verschafft Durchblick.

Wie bringen Sie Struktur in Ihre Projekte und Aufgaben?

Vortrag fast ohne Technik.

Ich habe gestern einen Vortrag zum Thema Steuerrecht für Existenzgründer gehalten. Zur Überraschung des Veranstalters und der Teilnehmer habe ich auf Powerpoint, Beamer etc. verzichtet, sondern mit Flipchart und Pinnwand gearbeitet.

Meine Eindrücke: Die Zuhörer kamen besser mit, weil es u.a. kurze Schreibpausen gab. Es war mehr Miteinander und nicht Dozent – Zuhörer. Und: Niemand ist eingenickt …

Die Eindrücke mehrerer Teilnehmer: Sie waren überrascht, dass zweieinhalb Stunden so verfliegen können und sie sind, trotz der späten Uhrzeit und des ‚trockenen Themas‘, sehr gut mitgekommen.

Fazit: Ich werde Powerpoint bei Vorträgen nicht gänzlich aufgeben. Aber situationsbezogen zukünftig noch stärker mit Flipchart und Pinnwand arbeiten. Das passt gut zum Credo von SteuerberaterCoach: Besser einfach. www.steuerberatercoach.de

Vom Gedanken zum Ergebnis.

Vielleicht kennen Sie das auch: Sie lesen ein Buch, einen Artikel oder hören einen Vortrag und haben das Gefühl, das sie anschließend ganz viele Ideen umsetzen möchten. Doch wie viele Anregungen verfolgen Sie tatsachlich und setzen Sie sogar um? Wenn einen der Alltag wieder hat, fehlt auf einmal die Zeit. Oder die so wunderbare Idee verschwindet nach kurzer Zeit im Nebel der vielen anderen Gedanken. So mache ich es:

  1. Einstellung: Es muss nicht alles umgesetzt werden. Ein bis zwei umgesetzte Ideen pro Buch oder Vortrag sind schon eine ganze Menge.
  2. Archivieren: In einem Vortrag notieren ich mir Punkte in meinem Notizbuch (s. Beitrag Mein ständiger Begleiter), scanne anschließend die Notizen ein und lege sie in Evernote (s. Beitrag dazu) ab. In einem Buch arbeite ich aktiv mit dem Stift (Markierungen usw.) und gehe im Idealfall am Ende der Lektüre die Markierungen durch und mache mir Notizen, die ich wiederum elektronisch ablege. Einen Artikel lese ich ebenfalls aktiv mit Stift und scanne den Artikel dann ein. So entsteht mit der Zeit eine beträchtliche Bibliothek an Gedanken.
    Ich habe nur zwei Orte, an denen ich diese ‘Ideen-Tanks’ habe: In Evernote oder in meiner Aufgaben- und Projektliste. Beide gehe ich von Zeit zu Zeit durch.
  3. Reifen lassen: Eine Idee muss auch noch nach mehreren Tagen faszinierend sein. Und nicht immer ist für eine Idee jetzt der richtige Zeitpunkt. Sollte ich die Idee angehen wollen, rede ich mit möglichst vielen Menschen darüber. Die Hinweise und Anregungen sind für mich sehr wertvoll.
  4. Umsetzen: Alles bisher war Vorgeplänkel. Jetzt heißt es, das Ziel und den ersten Schritt schriftlich zu definieren. Vielleicht erhält der erste Schritt auch schon ein Datum. Vielleicht gehe ich es aber auch erst zu einem jetzt noch unbestimmten Zeitpunkt an. Aber ich habe es schriftlich, dass ich noch etwas unternehmen möchte.

Was machen Sie, um von Ideen zu Ergebnissen zu kommen?

Prototype des Terminkartei-Kastens.

Der Prototype befindet sich in unserem Büro schon seit einiger Zeit im Einsatz. So sieht der Terminkartei-Kasten aus.

Heute habe ich die Nachricht bekommen, dass die ersten Karteikästen fertig produziert sind und ausgeliefert werden können. Es beginnt spannend zu werden …

Mit Zwergenschritten Ziele erreichen.

Seit einiger Zeit wird in der Managementliteratur Wissensvermittlung in eine Geschichte mit Akteuren und einer Handlung eingebettet. Die Autoren gehen in Ihrem Buch ‚Zwerge versetzen Berge‘ noch einen Schritt weiter: Sie erzählen im ersten Teil des Buches ein Märchen. Sieben Zwerge helfen einem überforderten Prinzen, wieder den Blick für das Wesentliche zu finden. Jeder Zwerg gibt sein Wissen zu je einem der Themen weiter: Hoffnung, Perspektive, Selbstverantwortung, Schrittmaß, Neugier, Erdung und Solidarität.

Es macht Spaß zu lesen, wie die Zwerge den Prinzen mit ihren Ideen überraschen und ihr Wissen mit ihm und uns teilen. Im zweiten Teil des Buches gibt es Hinweise, wie die Zwergenweisheiten in den Alltag übertragen werden können.

Abgesehen davon, dass die Geschichte gut erzählt ist und die Inhalte zum Nachdenken anregen, ist es auch ein schön gemachtes Buch mit humorvollen Zeichnungen. Und, für mich ganz wichtig, nicht überfrachtet und zügig zu lesen.

Zwerge versetzen Berge – Mit kleinen Schritten Großes erreichen
von Marco von Münchhausen mit Michael Heining
Knaur Verlag
ISBN 978-3-426-65492-7