Die Box für überall.

Neben dem Programm Evernote (s. Blogbeitrag v. 17.05.2011) nutze ich auch intensiv das Programm Dropbox. Es ist ein genial einfaches Programm, durch das sich Dokumente und Ordner synchronisieren lassen. Dazu kann Dropbox auf beliebig vielen Rechnern installiert werden. Speichere ich z.B. ein neues Dokument in der Dropbox, wird automatisch dieses Dokument in eine Cloud hochgeladen; die entsprechenden anderen Rechner laden ebenso automatisch das Dokument herunter. Die Daten sind damit in der Cloud und lokal auf jedem Rechner gespeichert. Dropbox verschickt nur Änderungen und nicht jeweils das gesamte Dokument. Damit geht der Austausch sehr schnell.

Dropbox ist ideal, um mit mehreren Personen an einem Dokument zu arbeiten oder den gleichen Datenbestand zugänglich zu machen. Bei SteuerberaterCoach arbeiten wir z.B. mit Dropbox. Jeder hat immer den aktuellen Datenbestand zur Verfügung, obwohl wir räumlich nicht zusammenarbeiten.

Ordner können für andere Nutzer freigegeben werden. Das kann u.a. sehr viel komfortabler sein, als eine Email mit vielen MB Daten zu verschicken.

Zusammen mit einem Arbeitsplatzscanner und dem iPad ist die Dropbox ein tolles Arbeitsmittel. Dokument einscannen, in der Datei ablegen, mit dem iPad synchronisieren … ich habe schon mehrere Ordner dem Altpapier übergeben und nutze nur noch die digitalisierte Form.

Dropbox ist bis zu 2 GB kostenlos.
 https://www.dropbox.com

Unabhängig vom Alter.

Als ich mich vom Eremiten zum Familienvater wandelte, hat sich viel verändert. Es kamen auch Gedanken der unangenehmen Art auf: Was soll passieren, wenn mir oder meiner Frau etwas zustößt oder ich zeitweise nicht so handeln kann, wie ich will? … Nichts, mit dem man sich gern beschäftigt.

Vom Kopf her ist es jedem von uns klar, dass wir – unabhängig vom Alter – ein Testament, eine Vorsorgevollmacht mit Patienten- und Betreuungsverfügung brauchen. Doch auch wenn wir das alle richtig und wichtig finden:  Haben wir so etwas selbst?

Meine Frau und ich hatten es dann irgendwann für uns geregelt und ich dachte, wir hätten gut vorgesorgt. Doch dann erlebte ich beruflich und privat zwei Todesfälle, die mir zeigten, dass damit noch längst nicht alles geregelt ist. Die Hinterbliebenen hatten keine Ahnung, bei welcher Versicherung sie versichert waren, in welchem Grundbuch die Immobilien eingetragen waren, welche Anlageformen bestanden usw. Sie waren nicht im Bilde. Und was viel schlimmer war: Sie konnten sich nicht einen Überblick verschaffen. Wo die Daten und Dokumente zu finden waren, wusste nur der Verstorbene.

Ich möchte uns so etwas ersparen. Dokumente sind klar strukturiert und abgelegt und wir haben eine zentrale Aufstellung. Ich nenne diese Aufstellung Persönliche Inventur. In diesem Dokument steht so ziemlich alles: Unsere Abos, die Versicherungsnummern, Ansprechpartner usw. oder zumindest, wo es zu finden ist. Diese Aufstellung aktualisiere ich laufend. Das ist fast keine Arbeit, denn so häufig ändert sich nichts. Ich bin mir sicher: Würde mir etwas passieren, hätte meine Frau innerhalb kürzester Zeit die Übersicht. Und ich weiß auch, wo ich nachsehen muss um z.B. herauszufinden, wo ich seit wann Mitglied bin und wann ich kündigen kann.

Unter www.steuerberatercoach.de/products finden Sie zum Downloaden die‘Persönliche Inventur: Für (Not-) Fälle’. Dieses Dokument setzen u.a. auch Mandanten ein.

Einfach mal abhängen.

Jeder der Blogleser von SteuerberaterCoach dürfte gut ausgelastet sein. Die fachliche Arbeit, Personalfragen, Projekte, neue Ideen angehen, Fortbildungen … und es geht im privaten Bereich gerade so weiter. Wir sind körperlich und geistig ständig in Bewegung.

In Bewegung zu sein, ist eine gute Sache. Aber wir müssen auch abschalten können. Die Gedanken ziellos schweifen lassen, sich treiben lassen, zur Ruhe kommen. Jeder macht das auf seine Weise. Der eine geht spazieren, der andere gärtnert, der dritte sitz auf dem Balkon und lässt den Blick schweifen. Egal wie, wir müssen es nur machen und uns Zeit dafür nehmen.

Vielleicht haben wir das Gefühl, dass jetzt nicht die richtige Zeit für Müßiggang ist. Aber wann ist die richtige Zeit? Wir müssen nicht nur zu unseren Kunden und Mitarbeitern gut sein, sondern auch zu uns selbst. Um diese Zeit für sich zu finden, sollten wir vielleicht auch einmal nein sagen. Nein zu einem weiteren beruflichen oder privaten Termin, nein zum Fernseher, Computer, Smartphone.

Das komische ist: Wenn ich mich und die Gedanken einfach schweifen lasse, z.B. die Abendstimmung und –stille genieße, kommen auf einmal Ideen. Vielleicht folge ich ihnen oder ich lasse sie ziehen. Vielleicht mache ich mir eine kurze Notiz.

Ich bin gerne auf diese Weise ab und zu gut zu mir. Einfach mal abhängen …

Das freut mich sehr.

Im aktuellen Heft der Arbeitsgemeinschaft von Prof. Bernd Neufang http://www.neufang-steuer-akademie.de/ ist ein Hinweis auf das Projekt SteuerberaterCoach enthalten. Das freut mich wirklich sehr!

Mobil unterwegs.

Es gab Situationen, in denen ich trotz Handy, Laptop usw. nicht mobil war. Z.B. dann, wenn bei einer Mandantin Ordner neu anzulegen waren und ich mit ihr zusammen die Unterlagen so ordnen sollte, dass Sie Belege, Verträge und alles andere zuverlässig wieder finden und auch weiterhin einfach ablegen konnnte.

Ich brauchte einen Koffer, in dem ein mobiles Büro enthalten ist. Ein Laserdrucker, großer Locher, Hefter, Papier, Klarsichtfolien … eben alles, was man beim Kunden braucht oder brauchen könnte. Die Dinge sollten so beisammen sein, dass ich den Koffer nur nehmen muss und sicher sein kann, dass er einsatzfähig ist. Eine solche Lösung konnte ich beim besten Willen nicht auf dem Markt finden und musste selbst tätig werden.

Anstatt eines Koffers nahm ich eine sehr robuste und regendichte Tasche eines Outdoor-Herstellers, die ich mühelos wegen der großen Rollen hinter mir herziehen oder auch tragen kann. Das gesamte Kofferinnenleben schnitt ich heraus und baute aus Holz ein flexibles und haltbares Regal, auf das ich zuunterst den Laserdrucker stelle (er ist am schwersten) und auf die anderen Zwischenbretter die restlichen Büroutensilien verteilen konnte.

In Verbindung z.B. mit dem Erfolgsbaustein ‘Aktenordner: Platz für Papier’ ( www.steuerberatercoach.de/products ) ist das für mich eine ideale Kombination. Und es ist ein gutes Gefühl, losgehen zu können und alles dabei zu haben.